『1時間の仕事を15分で終わらせる』

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清水久三子

○仕事をインプット、プロセス、アウトプット(=頭文字を取ってIPO)に分けて効率化を図る

人生の大半を仕事漬けにしているようでは、“点”を打つ時間すらつくれない。自分だけの時間をつくるためには、生産性を高めて、仕事を短時間で終わらせることが不可欠です
仕事をやるときは、「箱から出す時間/しまう時間」が発生します。まとめて処理すると、意外にも多くの時間が削減されます
種類ごとではなくタスクごと、つまり一つの仕事に必要なものをまとめて「セット化」してしまっておくことでロスタイムと忘れ物を減らすことができます
情報収集だけはスピードを重視していません。手っ取り早い情報にとびついた結果、後で手戻りが発生したり、アウトプットの質が低くなってしまうことが多いからです

○スケジュールのコツ
(1)ミーティングは曜日を絞って入れる1日中外出、1日中ミーティング、1日中デスクワークとしたほうが、必要なものをあれこれと準備したり、持ち物や服装で悩む必要もなくなり時間が有効に使えます
(2)一週間の「気分」を想定してイベントを入れる
(3)移動時間も書き込む
(4)一週間の疲れ具合を考えておく

時間内で仕上げられるようになるための訓練として、まずは締め切りを半分に区切る
○会議を30分で終わらせるノウハウ初めの5分で何のために集まったのかという「目的」と、どこまで決めるのかという「ゴールの確認」を共有し、10分で資料の説明、10分で討議、最後の5分で結論とToDoと期日の確認という計30分間の流れが最も効率的です
出だしを丁寧にする知識やスキルを自分のものにする作業=技化(わざか)が必要です。技化とは、仕事で得た知識やスキル、注意点などを次にも使える形にしておくことです
○アウトプット段階でのボトルネックを解消するためのツール「利害関係者マップ」。賛成・中立・反対を横軸に、コトへの影響力を縦軸に(大・中・小)取ったこの「利害関係者マップ」は、実務上、大きな力を発揮します。一見、面倒に思われる利害関係者マップですが、アウトプット段階でのボトルネックの大半はここで起きるといっても過言ではありません

エンジンオイル、OEMの仲間の勉強塾より

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